У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин та виплатити членам його сім’ї або спадкоємцям всі належні померлому працівникові грошові суми (див. «Виплата зарплати померлого працівника» в «ДК» №12/2019, «ЄСВ на компенсацію померлому працівнику» в «ДК» №46/2019).
Трапляється й таке, особливо під час бойових дій, що ніхто не звертається за належними померлому виплатами. Тоді зазвичай рекомендують надіслати на адресу померлого рекомендованого листа, щоб повідомити про належні працівникові суми.
Якщо такі дії ні до чого не спричинилися або ж немає можливості зробити це, роботодавець має два варіанти:
1) зберігати кошти, які належать працівникові, до появи спадкоємців. Списувати суму зарплати не рекомендуємо — щодо такої можливості й досі немає сталої думки, про що ми писали ще в «ДК» №20/2006 у статті «Депонована зарплата: строк позовної давності — 3 роки»;
2) звернутися до послуг нотаріуса. Роботодавець як боржник може погасити свій борг шляхом внесення заробітної плати, що належиться померлому, на депозит нотаріуса (ч. 1 ст. 537 ЦКУ, лист Мін’юсту від 12.03.2012 р. №113-0-2-12/13.1). Підтверджує факт внесення коштів на депозит квитанція, яку нотаріус видає після того, як переконається у надходженні коштів на рахунок.
Трапляються й випадки, коли зарплату померлого вже зараховано на зарплатний рахунок, а потім тільки з’ясувалося, що працівник помер. Що ж робити у такому разі?
Повідомте банк про смерть працівника, а той, своєю чергою, повинен закрити рахунок клієнта, щоб не допустити зняття грошей особами, які не мають на це права, адже проконтролювати цей процес ані ви, ані банк уже не можете. Тоді ці суми вже входять до складу спадщини померлого й будуть отримані членами сім’ї або іншими особами тільки після прийняття спадщини.
У «зарплатному» звіті такого працівника відображають як у випадку зі звичайним звільненням. Тобто жодного спеціального порядку, а нараховані йому на дату звільнення доходи (зарплата, лікарняні тощо) показують у цьому звіті саме як доходи цього працівника (і він сплачує з них податки при нарахуванні), а не як доходи тих, хто їх отримає у спадщину (щодо спадщини сплату податків має проконтролювати нотаріус). Єдине, що нарахування і виплату такого доходу роботодавець відображає у «зарплатному» звіті за фактом здійснення цих подій.
Наприклад, роботодавець 28 вересня 2022 року дізнався (отримав офіційні документи), що працівник 12 березня загинув (і саме тому був відсутній на роботі та не виходив на зв’язок). У такому разі роботодавець складає наказ від 28 вересня про звільнення працівника заднім числом — днем смерті, 12 березня. Нарахування роблять у день складання наказу.
Позаяк у цьому разі місяць смерті та наказу про звільнення один і той самий, то розриву у звіті між датами не буде:
- нарахування щодо звільнення робимо і відображаємо в ЄСВ-частині звіту за вересень;
- у додатку 5 (графа 10) показуємо дату звільнення «12032022», а датою наказу (в графі 16) буде 28.09.2022 р. При цьому підстава для звільнення (графа 17) — «інша»;
- у додатку 4ДФ (графа 8) теж фіксуємо дату звільнення «12.03.2022».